PUBLIKACJE

« powrót do spisu Publikacji

AKTA OSOBOWE

Wśród podstawowych obowiązków pracodawcy określonych w art. 94 kodeksu pracy wymieniono prowadzenie dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przepis ten nie wyklucza expressis verbis elektronicznej formy akt osobowych, jednak z praktycznego punktu widzenia jest to wyraźnie utrudnione, zwłaszcza biorąc pod uwagę rodzaj dokumentów, jakie składają się na akta osobowe oraz pięćdziesięcioletni okres, w którym muszą być przechowywane.

Ustawodawca wyróżnił trzy części składowe akt osobowych: A, B i C. Zakres tematyczny zawartości poszczególnych części jest jasny i ściśle określony. W części A znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. O kolejności ułożenia dokumentów w poszczególnych częściach decyduje porządek chronologiczny. Ponadto, każdy dokument powinien być ponumerowany, a każda z części winna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Niezależnie od akt osobowych pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy wraz z wnioskami o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę oraz, jeśli istnieje taka konieczność, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwacji.

Sprawdzanie prawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest zwykle pierwszą czynnością podejmowaną przez Państwową Inspekcję Pracy w trakcie kontroli. Natomiast w przypadku sporu między pracownikiem a pracodawcą, którego rezultatem jest sprawa w sądzie, pracodawca jest wzywany przez sąd do przesłania akt osobowych. Odpowiednie prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych stanowi z jednej strony gwarancję przejrzystości niektórych procesów w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi oraz poświadczenie prawa osoby zatrudnionej do różnego rodzaju świadczeń, z drugiej strony natomiast podlega częstej kontroli przez organy zewnętrzne.